Es práctica habitual que las empresas o profesionales emprendan procesos de selección para la contratación de trabajadores. Dichos procesos pueden ser muy variados y, pese a que aún no exista relación contractual, todos ellos recaban datos de carácter personal de los candidatos al empleo, razón por la cual deberán diseñarse para proteger su privacidad desde que reciben tal información.

A este respecto, aunque no tengan abierto ningún proceso de selección, cuando se reciba un currículum vitae, deberán responder informando al interesado del tratamiento que van a realizar de sus datos personales, pues la normativa de protección de datos exige que esta información se facilite en el momento en el que se obtengan o recaben los datos.

La forma más sencilla y eficaz de cumplir con la normativa es incluir la información relativa al tratamiento de los datos personales en la publicación de las ofertas de empleo o en los formularios de inscripción y así, de esta forma, puede acreditarse que la información estaba a disposición de los candidatos desde el primer momento. No obstante, para los casos en que los candidatos remitan el currículum sin que se les haya solicitado o por medios diferentes a los facilitados por la compañía, como puede ser por correo electrónico, será necesario que se responda informando del tratamiento de datos personales, especialmente del Delegado de Protección de Datos, del Responsable del Tratamiento, de las finalidades, de los destinatarios de los datos y de los plazos de conservación. Y, por último, en los supuestos en que el proceso de selección se realice a través de agencias de colocación o portales de empleo, ambas partes deberán firmar un contrato de encargado de tratamiento. Pese a ello, cuando las agencias de colocación recaben información de los candidatos antes de disponer de ofertas de empleo concretas serán titulares de su propia base de datos de aspirantes y, por consiguiente, responsables de su tratamiento.

Este deber de información no implica la necesidad de contar con el consentimiento de quien envía su currículum, salvo que se decida guardarlo para futuras vacantes. Además, no existe un plazo de conservación establecido por ley, pero de acuerdo con el principio de calidad del dato, se debe solicitar nuevamente el consentimiento de los aspirantes cuando han transcurrido 2 años, dándoles la oportunidad de actualizar el contenido de sus currículums.

Son numerosas las empresas y profesionales que consideran lo anterior totalmente innecesario y una pérdida de tiempo, sin embargo, cabe advertir que las multas por incumplir estas obligaciones pueden llegar hasta los 20 millones de euros o un 4% del volumen de la facturación global anual de la empresa, aunque bien es cierto que en la práctica las sanciones que se están imponiendo no suelen ser tan elevadas.